إدارة شؤون الموظفين
تُعتبر إدارة شؤون الموظفين من المهام الجوهرية لمدير المكتب، حيث تشمل مجموعة متنوعة من الأنشطة مثل: حل النزاعات بين الموظفين، ومتابعة ملفاتهم الشخصية، والتحقق من حضورهم وغيابهم، وتقييم أدائهم، بالإضافة إلى اختيار الموظفين الجدد وتوجيههم، وإعداد الوثائق الرسمية المتعلقة بالتعيين أو فصل الموظفين، وتجهيز برامج التدريب والتطوير.
الإشراف الإداري
يُعتبر الإشراف أحد الأدوار الأساسية المُلقاة على عاتق مدير المكتب. ففي الشركات الصغيرة، قد يتعين على المدير القيام بجميع المهام بنفسه، وإدارة العمليات اليومية. أما في المؤسسات الكبرى، يركز المدير على الإشراف على الفريق وجميع الأنشطة الإدارية، بما في ذلك تنظيم البيانات والإشراف على الموظفين والمعدات المكتبية، وضمان جودتها والحفاظ عليها، فضلاً عن التأكد من سير العمل بفاعلية.
إدارة الشؤون المالية
يتولى مدير المكتب مسؤولية إدارة الشؤون المالية، حيث يحرص على تسجيل النفقات وإعداد التقارير ذات الصلة، والحفاظ على ميزانية المكتب ضمن الحدود المنصوص عليها، وتجهيز التقارير المالية الشهرية. كما يقوم بمتابعة الحسابات المتأخرة وتسويتها، ويدير كشوف رواتب الموظفين، ويرصد ساعات عملهم الرسمية والإضافية، ويهتم بإجازات الموظفين وتوقيع إجازاتهم المرضية، بالإضافة إلى توقيع شيكات الرواتب.
مهام إضافية لمدير المكتب
تشمل مهام مدير المكتب العديد من الوظائف الإضافية، ومنها:
- تنظيم الاجتماعات مع الموظفين.
- إدارة قواعد البيانات.
- تنسيق المؤتمرات والفعاليات.
- طلب مستلزمات وأثاث المكتب.
- الإشراف على العمل وأداء الموظفين.
- التواصل مع الموظفين والموردين والعملاء.
- تفويض المهام وتوزيعها بين الموظفين.
- الإشراف على الصحة والسلامة العامة في مكان العمل.
- التواصل مع الإدارة العليا وحضور اجتماعاتهم.
- تحضير حجوزات النقل والإقامة.
- إدارة المراسلات والشكاوى والاستفسارات.
- استخدام برامج الكمبيوتر مثل البريد الإلكتروني وجداول البيانات.
- إجراء الإصلاحات الضرورية للمكتب.
- إجراء اختبارات دورية على المعدات والأجهزة الكهربائية.
- إعداد العروض التقديمية والمقترحات.
- إدارة حسابات الشركة على وسائل التواصل الاجتماعي.
