أساليب الإدارة التقليدية في المشاريع
تعتبر إدارة المشاريع عملية معقدة تنطوي على استخدام تقنيات تطورت عبر الزمن للتخطيط والتنظيم والمراقبة، مع تقدير الوقت اللازم للبداية والنهاية. الهدف الرئيسي من هذه العمليات هو تحقيق النتائج المرجوة للمشروع ضمن جدول زمني محدد وميزانية مُعتمدة، كل ذلك وفقًا لمتطلبات المشروع المحددة.
ظهرت نظم الإدارة التقليدية رسميًا في خمسينيات القرن الماضي، رغم وجودها منذ آلاف السنين. فقد تم تشييد وإنشاء مبانٍ رائعة مثل الأهرامات في العصور القديمة، وكذلك تم إنشاء السكك الحديدية منذ حوالي 300 عام التي تربط القارات، وهذه الإنجازات نستمدها من مبادئ إدارة المشاريع التقليدية.
تتبع إدارة المشاريع التقليدية خطوات أساسية دون تدخلات إضافية، و تشمل البدء بالمشروع، التخطيط الدقيق، التنفيذ ضمن الجدول الزمني المحدد، التحكم في مراحل المشروع، والانتهاء بالشكل المناسب، ولذلك، تستخدم إدارة المشاريع التقليدية عادةً في المشاريع ذات التسلسل الواضح والتي لا تتطلب تغييرات في الاتجاه.
خطوات إدارة المشاريع
يُدرك رواد الأعمال والمستثمرون أهمية وجود نظام إداري فعّال للمشاريع لمواكبة التقدم التكنولوجي والسرعة التي تتغير بها الأسواق، مما يفرض الحاجة للاعتماد على منهجية منظمة لتسهيل العمل وتطوير مسارات المشاريع. وقد تم إنشاء إدارات متخصصة لوضع استراتيجيات للبدء بالمشاريع مع تنظيم مهام العاملين بشكل يسهل إدارتها.
مخطط جانت
تم تطوير مخطط جانت الشهير على يد هاري جانت، الذي يُعتبر رائد إدارة المشاريع التقليدية. يوفر هذا المخطط نظرة عامة مسبقة للمشاريع، ويتيح بناء خطة إدارية باستخدام أدوات مثل الإكسل بدلاً من المخططات اليدوية القديمة، مما يسهم في تنظيم الأفكار والخطط في إطار زمني موحد.
يتضمن الجزء العلوي من مخطط جانت مقياس الوقت، بينما تُظهر الجهة اليسرى الأنشطة المتعلقة بالمشروع، حيث يتم تمثيل كل نشاط بشريط مستقل، مع توضيح المدة الزمنية وموعد البداية والنهاية لكل نشاط. ومن أبرز ما يوضحه هذا المخطط:
- تاريخ بدء وانتهاء المشروع.
- المهام المرتبطة بالمشروع.
- الأفراد العاملون على كل مهمة.
- الطريقة المثلى لربط المهام ببعضها.
- الوقت المستغرق لكل مهمة.
لا يزال مخطط جانت مستخدمًا على نطاق واسع في المشاريع، حيث يسهل على الإدارات متابعة التقدم والموظفين، كما يساعد في فهم العلاقات بين المهام المختلفة، مما يضمن بقاء الفرق على اطلاع دائم بالواجبات والجداول الزمنية لإنجاز المشروع بنجاح.
مثلث إدارة المشروع
تواجه المشاريع مجموعة من القيود الإدارية والمالية، ويعتبر مثلث إدارة المشاريع تقنيّة أساسية تم استخدامها لعقود في إدارة المشاريع التقليدية، فمن غير الممكن إدارة أي مشروع دون السيطرة على هذه القيود والحفاظ على توازنها. يهدف المثلث إلى إنتاج جودة المشروع، وهذا هو الهدف الرئيسي من كافة المشاريع، وكلما انحرف أحد أضلاع المثلث عن موضعه، انخفضت جودة ما ينتج داخله. تشتمل أركان هذا المثلث على:
- المجال
يُحدد المجال ما يجب القيام به لتنفيذ المشروع، وهو يتضمن كل ما هو مطلوب، وما هو صعب التنفيذ، والأشياء التي لا يمكن تحقيقها، وهذه هي الخطوة الأولى في بناء مشروع تقليدي ناجح.
- الزمن
يُعتبر الزمن من أكبر التحديات التي تواجه مديري المشاريع، حيث يجب التحكم في العمليات وإجراء التغييرات اللازمة في الوقت المناسب. على الرغم من أننا لا نستطيع التحكم بالزمن، إلا أن التخطيط السليم يمكن أن يساعد في تحقيق الأهداف المطلوبة.
- الكلفة
تعتبر الميزانية السليمة أمرًا حيويًا في تنفيذ أي مشروع، مما يمثل قاعدة ثالثة في مثلث إدارة المشاريع. ويؤدي الالتزام بالكلفة وتحديد الميزانية المناسبة إلى تنفيذ المشروع بدقة وفعالية.
الجودة
تضمن إدارة المشاريع الحديثة وجود إدارات مختصة بالجودة تتوزع على عدة مجالات، تشمل:
- إدارة الجودة المستمرة
تعمل هذه الإدارة على تجنب أي ثغرات قد تظهر أثناء تنفيذ المشروع، كما تسعى لتحسين الأداء والجودة في العمليات.
- إدارة جودة العمليات
تركز إدارة جودة العمليات على الجوانب التجارية والمالية، حيث تهتم بجمع وتحليل المعلومات المتعلقة بالأمور المالية الخاصة بالمشاريع، مما يوفر نتائج تساعد الإدارة على تحسين الأداء دون تجاوز الميزانية المخصصة.
إدارة المشاريع الحديثة
تتميز إدارة المشاريع الحديثة بعتمادها على تقنيات البرمجيات والتكنولوجيا في مختلف مراحل المشروع. تسعى هذه الإدارة إلى تحسين التركيز على الأدوات والعمليات وتوثيق كل خطوة من سير العمل، وتعزيز التعاون بين العاملين، بالإضافة إلى التكيف مع التغييرات المستمرة.
ومن أهم فوائد إدارة المشاريع الحديثة:
- تعزيز جودة العمل.
- زيادة الشفافية في هذا المجال.
- توفير المرونة في تحديد أولويات العمل.
- تحسين التنبؤ بتكاليف المشروع والميزانيات المخصصة.
- إمكانية تسليم المشروع بشكل أسرع مما يتوقعه العميل.
