أنواع الاجتماعات
تتنوع أنواع الاجتماعات، وفيما يلي تفاصيل بعض الأنواع الرئيسية:
الاجتماعات الافتتاحية
تُعقد الاجتماعات الافتتاحية في بداية المشاريع، حيث تهدف إلى تحديد الأهداف المرجوة للمشروع ومناقشة التحديات التي تحتاج إلى حلول. عادةً ما تشمل هذه الاجتماعات جميع أعضاء فريق المشروع والمعنيين الذين سيتأثر عملهم بالمشروع، مما يجعلها اجتماعات واسعة النطاق تستدعي حضور أشخاص من فرق مختلفة داخل الشركة.
اجتماعات تحديث الحالة
تساهم اجتماعات تحديث الحالة في إعلام الفريق بالمستجدات والحالة الراهنة للمشروع، كما تضمن أن جميع الأعضاء يسيرون وفق المسار الصحيح لإنجاز المهام. يمكن أن تضم اجتماعات تحديث الحالة جميع المعنيين بالمشروع، أو قد تُعقد ضمن فرق فرعية، مما يسمح بمرونة أكبر ويساعد على تفادي الاجتماعات غير المجدية. وغالباً ما تُجرى هذه الاجتماعات عبر مكالمات الفيديو لتجنب تجمع عدد كبير من الأشخاص في مكان واحد.
الاجتماعات الفردية
تتم هذه الاجتماعات بين شخصين، وغالباً ما تشمل المدير وموظفه. يُعتبر هذا النوع من الاجتماعات حوارياً، حيث يركز على معالجة موضوع معين وتقديم الملاحظات، إلى جانب متابعة الأهداف الشخصية وبناء العلاقات. عادةً ما تُجدول الاجتماعات الفردية مسبقاً من قبل المشرف، مما يُسهم في تحقيق فهم مشترك حول النتائج المحتملة على المدى الطويل.
اجتماعات حل المشكلات أو العصف الذهني
تهدف اجتماعات حل المشكلات أو العصف الذهني إلى توليد أفكار جديدة، حيث تضم مجموعة متنوعة من الأفراد ذوي وجهات نظر ومهارات وخلفيات مختلفة. يمكن أن تتناول الاجتماعات مشكلة معينة أو تطوير استراتيجية جديدة للمستقبل، وغالباً ما يكلف الحاضرون بالتوصل إلى حلول مبتكرة بعد تحديد النطاق والمجالات التركيز. تقدم هذه الاجتماعات أرضية قوية لاتخاذ قرارات، حيث يُؤكد الحل ويُبدأ العمل بناءً عليه.
اجتماعات صنع القرار
تُستخدم اجتماعات صنع القرار للحصول على قرارات رسمية لها تأثير كبير على المشروع، وعادةً ما تُعتبر اجتماعات منظمة تتطلب تنسيقاً عالياً عندما توجد خيارات متعددة للتداول. ومن الأمثلة على ذلك، الاجتماعات المتعلقة بقرار توظيف فرد معين. يتمتع المشاركون في هذه الاجتماعات عادةً بمعرفة متعمقة بالموضوع أو السلطة للتأثير على القرار.
اجتماعات بناء الفريق
تركز اجتماعات بناء الفريق على تعزيز فهم الأعضاء لبعضهم وتعزيز التماسك بينهم. يمكن أن تشمل هذه الاجتماعات أنشطة منظمة، أو تكون ذات طابع حر، مما يتيح فرصة للتفاعل في أوقات الفراغ، أو قد تكون مزيجًا من الأسلوبين. يهدف هذا النوع من الاجتماعات إلى خلق أجواء ممتعة تدعم الهدف الأساسي المتمثل في توحيد أعضاء الفريق، وعادةً ما تسعى إلى:
- تعزيز الثقة بين الزملاء.
- مساعدة الأعضاء على الشعور بالتقدير والترحيب.
- تعزيز ثقة الأعضاء في المهمة الموكلة إليهم.
- زيادة الدافعية لإتمام المهام.
اجتماعات تبادل الأفكار
تُعتبر الاجتماعات التي تجمع كل الفريق لتبادل الأفكار الجديدة أكثر فعالية من توزيعها عبر البريد الإلكتروني أو في محادثات فوضوية. تسمح هذه الاجتماعات للمتحدث بالتعمق في الموضوع، كما تُمكِّن أعضاء الفريق من طرح الأسئلة ومناقشتها. تعزز هذه الاجتماعات من تفاعل الأعضاء، مما يتيح لهم فرصة التعليق على أفكار بعضهم البعض، ما يؤدي إلى مزيد من التعاون وبناء علاقات أقوى. ورغم أن هذه الاجتماعات قد تستغرق وقتًا أطول، إلا أنها غالباً ما تؤدي إلى أفكار جديدة للمنتجات وتساهم في توسيع نطاق العمل.
