أنواع المستندات المختلفة

أنواع الوثائق

تُعتبر الوثيقة وسيلة هامة لتوثيق أو تسجيل أحداث معينة، حيث تهدف إلى حفظ المعلومات المتعلقة بهذه الأحداث أو محتوياتها. يمكن أن تتضمن الوثائق أشكالًا متنوعة، بدءًا من الوثائق الورقية وصولًا إلى وثائق الصوت والصورة. وفيما يلي عرض لبعض الأنواع المختلفة من الوثائق:

الوثائق الشخصية

تُعَد الوثائق الشخصية من بين الأكثر شيوعًا في الاستخدام، حيث تركز هذه الوثائق على توثيق تاريخ فرد ما أو المعلومات المتعلقة به. من الأمثلة الشائعة على الوثائق الشخصية السير الذاتية، الرسائل، والمذكرات.

الوثائق الحكومية والسياسية

تقوم الهيئات الحكومية بنشر الوثائق الحكومية، والتي تشمل مجموعة من الوثائق المتعلقة بشؤون الحكومة، كالتقارير الإحصائية أو كتالوجات المعارض الوطنية. يُنظَر إلى أي وثيقة تصدر عن الجهات الحكومية على أنها وثيقة حكومية، ويمكن أن تتوافر في صور مختلفة، سواء كانت ورقية أو إلكترونية. أما الوثائق السياسية، فهي تعكس الحقوق والحريات المتاحة للمواطنين.

الوثائق الإلكترونية

تتألف الوثائق الإلكترونية من معلومات يتم إنشاؤها، نقلها، إرسالها، وتخزينها بشكل إلكتروني. تشمل هذه الوثائق رسائل البريد الإلكتروني، والمواقع الإلكترونية، ومستندات برامج مثل وورد وإكسل، فضلاً عن إيصالات الشراء الرقمية، والرسائل النصية، ومنشورات الوسائط الاجتماعية، بالإضافة إلى البيانات المخزنة على منصات إدارة المحتوى، وما إلى ذلك. يمكن حفظ هذه السجلات على محركات الأقراص المشتركة، والسحابات الإلكترونية، وأجهزة الكمبيوتر والهواتف المحمولة.

الوثائق التعليمية والتربوية

تشمل الوثائق التعليمية جميع المواد المتعلقة بالعملية التعليمية، مثل تقارير الطلاب، جداول الحصص، المناهج، وسجلات الطلاب. تتميز هذه الوثائق بنمط محدد وقوالب ديناميكية تتغير بتغير الأسماء والدرجات، مما يسهل إدراج وتعديل المحتوى. تتضمن أيضًا الشهادات التعليمية كالشهادات الدراسية وكشوف العلامات وشهادات اجتياز امتحانات القبول في الجامعات.

الوثائق الإدارية

تشمل الوثائق الإدارية كافة المستندات التي تحوزها سلطة عامة وتتعلق بالمصلحة العامة، بغض النظر عن النظام القانوني الذي تحكمه. تهدف هذه الوثائق إلى تسجيل العمليات الإدارية، المالية، السياسات، القرارات، والإجراءات التي تنظم نشاطات المؤسسات.