الهيكل التنظيمي
الهيكل التنظيمي يُعد بمثابة خطة توضح خطوط السلطة، والحقوق، والواجبات داخل المنظمة، وكذلك بالنسبة للعاملين فيها. هذا الهيكل يتم تطويره استناداً إلى الأهداف والاستراتيجيات الخاصة بالمنظمة. يعرفه البعض بأنه عبارة عن مجموعة من الواجبات، والعمليات، والتفاعلات التي تربط بين عناصر وطواقم متنوعة لأداء مهام معينة. ومن خلال هذا الهيكل يتم إدارة الوظائف بشكل يوضح الأقسام الإدارية ووحدات العمل داخل المنظمة، حيث يتم ترتيبه وفق مستويات، مما يشكل هيكلاً هرميًا. كما ترتبط هذه المستويات بخطوط السلطة التي تتدفق عبرها الأوامر والتعليمات، بالإضافة إلى تحديد كيفية توزيع الأدوار، والمسؤوليات، والصلاحيات، وضمان تيسير تدفق المعلومات بين المستويات الإدارية المختلفة.
أنواع الهياكل التنظيمية
تتباين الهياكل التنظيمية في المؤسسات حسب أهدافها، وسلسلة الرواتب، وتوزيع العمل. ومن أبرز أنواع هذه الهياكل ما يلي:
الهيكل التنظيمي الوظيفي
ويعرف أيضاً بالهيكل البيروقراطي، حيث يتم تعيين كل موظف لوظيفة محددة بخطوط ومسؤوليات واضحة. يُحدد هذا الهيكل حسب التخصصات، مما ينجم عنه تقسيم المؤسسة إلى أقسام، مثل قسم المبيعات، وقسم المحاسبة، وقسم خدمة العملاء. ومن المهم ملاحظة أن الهيكل الوظيفي يمتاز بمميزات وعيوب تشمل:
- مميزات الهيكل التنظيمي الوظيفي:
- وضوح تخصص الوظائف والأقسام، مع توفر خبراء ومختصين في كافة المجالات.
- سهولة الرقابة والإشراف على الدوائر والأقسام داخل المنظمة.
- المساهمة في حل المشكلات داخل المنظمة عبر تمكين الرئيس الإداري وتوفير الدعم الإداري والفني.
- إمكانية تدريب الموظفين على تنفيذ المهام وزيادة كفاءة المشرفين في الرقابة.
- عيوب الهيكل التنظيمي الوظيفي:
- صعوبة التواصل بين الأقسام المختلفة.
- الغموض في تحديد الصلاحيات والمسؤوليات، مما قد يؤدي إلى تهرّب الأفراد من تحمل المسؤوليات.
- الفوضى الإدارية الناتجة عن ضعف النظام في المستويات الدنيا من الإدارة.
الهيكل التنظيمي التنفيذي
في الهيكل التنظيمي التنفيذي، تكون السلطة مركزيّة، حيث يقتصر القرار على أعلى هرم في المنظمة، مع وجود رئيس واحد يتولى جميع مهام اتخاذ القرارات والتوجيه. تسير خطوط السلطة هنا من الأعلى إلى الأسفل بصورة مبسطة، مما يجعل الأوامر والتعليمات تتدفق من الرؤساء إلى المرؤوسين. يميز هذا الهيكل الوضوح والبساطة، لكنه يعاني من بعض العيوب مثل:
- قلة التعاون والتنسيق بين الإدارات.
- الحاجة إلى تخصصية في العمل، وفصل الوظائف الإدارية عن الفنية.
- تحمل المسؤولين في المستويات العليا لمهام تفوق قدراتهم، مما يؤدي إلى تحميلهم للأعباء الإدارية والفنية في آن واحد.
الهيكل التنظيمي الاستشاري
يجمع الهيكل الاستشاري بين الهيكلين التنفيذي والوظيفي، حيث تتمركز السلطة بطريقة موحدة، ويستفيد من التخصص في العمل عبر وجود خبراء يساعدون الإداريين في اتخاذ القرارات. وفي هذا السياق، يمكن توضيح مزايا وعيوب الهيكل الاستشاري:
- مزايا الهيكل التنظيمي الاستشاري:
- تطبيق مبدأ التخصص في العمل.
- معاونة الخبراء والرؤساء الإداريين، مما يساهم في تعزيز قدراتهم.
- توفير معلومات مفيدة تساعد في قرارات العمل.
- زيادة تنمية خبرات الإداريين الممنوحين السلطة.
- عيوب الهيكل التنظيمي الاستشاري:
- الصراع المحتمل بين الإداريين والفنيين داخل المنظمة.
- محاولة الفنيين ممارسة السلطة التنفيذية، مما ينجم عنه ازدواجية في الصلاحيات وصعوبة في المتابعة.
الهيكل التنظيمي الشبكي
الهيكل التنظيمي الشبكي يعتمد على إشراف مجموعة صغيرة من المدراء التنفيذيين على الأعمال داخل المنظمة، مع تنظيم علاقات محددة مع منظمات أخرى مكلفة بعمليات عدة مثل الإنتاج والنقل والتسويق. وفيما يلي مزايا وعيوب هذا الهيكل:
- مزايا الهيكل التنظيمي الشبكي:
- إمكانية استخدام موارد خارجية تدعم عمليات المنظمة مثل المواد الخام.
- تحقيق تحسين في الجودة من خلال الاعتماد على خبراء متخصصين في مجال معين.
- عيوب الهيكل التنظيمي الشبكي:
- افتقار إلى الرقابة المباشرة من قبل الإدارة العليا.
- زيادة درجة المخاطرة على الأعمال بسبب احتمال عدم التزام المتعاقدين بالشروط المتفق عليها.
أهمية الهيكل التنظيمي
للهيكل التنظيمي دور حيوي في نجاح المنظمة، ويبرز ذلك في النقاط التالية:
- يساهم الهيكل التنظيمي في نمو المنظمة وفعاليتها من خلال الوضوح والتركيز.
- ينظم الهيكل مسار القيادة والسلطة، حيث يكون لكل فرد تصور واضح حول واجباته ورؤسائه.
- يساعد الهيكل على التحليل والفهم الصحيح لعمليات المنظمة، بالإضافة إلى تقييم الوضع الراهن.
- ينظم العلاقات داخل المنظمة.
- يدعم الهيكل المنظمة للوصول إلى أهدافها كأداة إدارية أساسية.
- يوضح الأقسام والمستويات الإدارية والدوائر والمسؤوليات المرتبطة بها.
- يعتبر وسيلة فعالة لدراسة تاريخ المنظمة وتطور وظائفها على مدى فترات زمنية محددة.
- يدعم الهيكل المنظمة في التعرف على الأخطاء التنظيمية وإصلاحها عبر تنبيهها للعلاقات غير الصحيحة أو الازدواجية في المهام.
- يساهم في تدريب الموظفين الجدد عبر توضيح أقسام المنظمة ودورهم فيها والتواصل مع زملائهم.
مبادئ تصميم الهيكل التنظيمي
عند تصميم أو تطوير الهيكل التنظيمي، يجب أخذ مجموعة من الأسس والمبادئ بعين الاعتبار، والتي تعتبر مرجعاً أساسياً في اتخاذ القرارات التنظيمية، ومنها:
- مبدأ التخصص: يجمع الأعمال المتماثلة في قسم واحد لتحقيق أعلى كفاءة ممكنة.
- مبدأ الأهمية النسبية: يركز على إعطاء الأولوية للأنشطة الأساسية التي تحقق أهداف المنظمة.
- مبدأ التجانس: من خلال تجميع الأعمال المتكاملة ضمن قسم تنظيمي واحد، مما يعزز الفعالية وسلاسة تبادل المعلومات.
