أهداف التقرير الإداري
يسعى التقرير الإداري لتحقيق مجموعة من الأهداف المهمة، ومن أبرز هذه الأهداف ما يلي:
تعزيز العلاقات
تُساهم التقارير الإدارية في تعزيز العلاقات داخل المؤسسة، حيث تضمن وضوح الأدوار والمسؤوليات، مما يساعد الجميع على فهم حقوقهم وواجباتهم. كما تساهم هذه التقارير في تحقيق الرضا لدى جميع المعنيين، سواء كانوا من داخل المؤسسة أو خارجها.
تحقيق السيطرة
تساعد التقارير الإدارية الإدارة على إحكام السيطرة، حيث توفر لها إمكانية مقارنة الأهداف المحققة مع الأهداف المخطط لها. هذا يتيح لها الحفاظ على وضع آمن يمكنها من اتخاذ القرارات المناسبة عند الحاجة.
التقييم
تمكّن التقارير الإدارية الإدارة من تقييم الأخطاء ونقاط الضعف الموجودة بالمؤسسة، حيث تبقيها على اطلاع دائم بأحدث التطورات. كما تساعد التقارير في التعرف على التحديات والعقبات، مما يمنح الإدارة القدرة على التصرف بكفاءة وفاعلية.
التخطيط
تساهم التقارير الإدارية في تعزيز فعالية عمليات التخطيط، حيث تتوفر جميع البيانات والمعلومات الضرورية بشكل متواصل. هذا يمكّن الإدارة من ضبط خططها وتعديلها بما يتماشى مع الأهداف المنشودة.
تعريف التقرير الإداري
يمكن تعريف التقرير الإداري كأداة للتواصل تهدف إلى نقل المعلومات ومشاركتها بين مختلف المستويات الإدارية، وخاصة من المستويات العليا إلى المنخفضة. يشمل التقرير الإداري معلومات وبيانات هامة مُعرضة بشكل واضح وبسيط، وقد يكون التقرير مكتوبًا، شفهيًا، أو باستخدام أدوات بصرية.
تتنوع أنواع التقارير الإدارية بناءً على الجهة المعدة لها، القسم الذي توجه إليه، والأهداف المطلوبة منها. حيث يمكن أن تشمل تقارير عن المهام اليومية، التقارير المالية، تقارير المحاسبة أو المبيعات. وعادةً، يتطور التقرير من مستوى فردي إلى مستوى قسم، ثم إلى تقرير شامل للمؤسسة، وأخيرًا ورقة تقدم إلى المدير التنفيذي.
خصائص التقرير الإداري
تتضمن التقارير الإدارية الجيدة مجموعة من الخصائص التي تضمن تحقيق الأهداف المرجوة، ومن أبرز هذه الخصائص:
- أن يركز على هدف محدد ويناقشه بعمق وبشتى الزوايا.
- أن يكون واضحًا ومباشرًا، مع تجنب اللغة البلاغية والمجاز، بحيث يتم تسميه الأمور بمسمياتها الحقيقية.
- أن يكون موضوعيًا بعيدًا عن الانحياز قدر الإمكان.
- أن يحتوي على معلومات قابلة للقياس، بحيث يمكن تحويلها إلى قيم فعلية بسهولة.
- أن يكون دقيقًا خاليًا من المعلومات المشكوك في صحتها.
- أن يكون سهل الفهم، ويمكن استخدام أدوات مثل الرسوم البيانية والجداول لذلك.
- أن يعتمد على المقارنات التي تُسهم في تقديم فائدة فعلية للمؤسسة.
خطوات كتابة التقرير الإداري
تتضمن عملية كتابة التقرير الإداري عدة خطوات لضمان استخدام لغة سهلة وواضحة تحقق هدف التقرير، وتشمل هذه الخطوات:
- تحديد هدف التقرير والغرض من إعداده، وجمع المعلومات المتعلقة بذلك.
- تحديد مصادر المعلومات اللازمة لإعداد التقرير.
- تشكيل فريق العمل وتوزيع المهام في حالة إعداد التقرير بشكل جماعي.
- وضع معايير التقرير والأهداف المحددة والخصائص المرتبطة به مثل نوعه “مكتوب أو مرئي”، ثم تحديد التفاصيل مثل نوع الخط وحجمه.
- اختيار المراجع المعتمدة في إعداد التقرير.
- تحديد موعد نهائي لكتابة التقرير وتسليمه، والسعي لتقديمه قبل الموعد المحدد.
