أهمية أصحاب المصلحة في إدارة المشاريع

من هم أصحاب المصالح في إدارة المشاريع؟

يشير مصطلح أصحاب المصالح (بالإنجليزية: Stakeholders) إلى جميع الفئات المعنية بنتائج مشروع معين. حيث يتأثر هؤلاء الأشخاص بالمشروع خلال مراحله المختلفة، بينما تؤثر مدخلاتهم بشكل مباشر على مخرجات المشروع. لذلك، يعد تحقيق التواصل الفعال بينهم أمرًا بالغ الأهمية.

أنواع أصحاب المصالح في المشاريع

يمكن تقسيم أصحاب المصالح في المشاريع إلى فئتين رئيسيتين:

أصحاب المصلحة الداخلية

تشمل هذه الفئة الأشخاص الذين يؤثرون ويتأثرون بقرارات الشركة، وفعالياتها، ونتائجها. ومن أبرز هذه الفئات:

• فريق المشروع:

وهو مجموعة من الأفراد الذين يعملون على تنفيذ المشروع وضمان تحقيق أهدافه.

• مدير المشروع:

يمتلك مدير المشروع مسؤولية التخطيط والتنفيذ وإدارة كافة جوانب المشروع.

• راعي المشروع:

يجسد راعي المشروع الشخص المسؤول عن تقديم التمويل والموارد اللازمة للمشروع، ويمتلك غالبًا سلطة اتخاذ القرارات المهمة.

• الفرق الداخلية:

تشمل الفرق الأخرى التي قد تعتمد على نتائج المشروع، مثل فريق المبيعات.

أصحاب المصلحة الخارجية

تتكون هذه الفئة من أشخاص لا يعملون بشكل مباشر مع الشركة أو المشروع، ولكن نتائج المشروع تؤثر عليهم. ومن ضمنهم:

• العملاء الخارجيين.
• المستخدم النهائي.
• المقاولون الثانويون.
• الحكومة.
• الموردون.
• المجتمع.

وظائف أصحاب المصالح

هناك العديد من الأدوار التي يمكن لأصحاب المصالح أن يقوموا بها في أي مشروع، ومن أبرز هذه المهام:

• تمكين العاملين في المشروع:

حيث يساهم هؤلاء في تحقيق تغييرات مستدامة من خلال اتخاذ قرارات مدروسة وتقديم الدعم الضروري لتحقيق الاستدامة.

• بناء العلاقات:

يمكن ذلك من خلال تعزيز العلاقات المتبادلة المنفعة أو إقامة علاقات جديدة.

• رفع مستوى الأداء التنظيمي:

من خلال مساعدة الفريق على التركيز على القضايا الهامة وزيادة الوعي بالاستجابة الاجتماعية.

• تعزيز فرص نجاح المشروع:

يمكن تحقيق ذلك عبر إشراك مجموعات مؤثرة وتحويلها إلى داعمين لزيادة فرص نجاح المشروع.

• توفير التعليم:

أصحاب المصالح يعتبرون مصدرًا هامًا للمعلومات ضمن المشروع.

طرق إدارة أصحاب المصالح

من الضروري اتباع الخطوات التالية لضمان إدارة فعالة لأصحاب المصالح:

• تحديد أصحاب المصالح في المشروع:

تعد هذه الخطوة الأولى في وضع خطة مناسبة لإدارة أصحاب المصالح.

• تصنيف أصحاب المصالح حسب الأولوية:

يجب التعرف على أصحاب المصالح الأكثر تأثيرًا في كل مرحلة من مراحل المشروع مع التركيز على الأكثر أهمية.

• إجراء لقاءات مع أصحاب المصالح:

من المهم فهم توقعاتهم واهتماماتهم، وخصوصًا جوانب القلق لديهم بالنسبة للمشروع.

• إعداد شبكة السلطة والاهتمام:

تساعد هذه الطريقة في تحديد أصحاب المصالح ذوي السلطة الأكبر وذوي الاهتمام الأكثر بالمشروع.

• إدارة التوقعات:

يتم ذلك عبر فهم آراء أصحاب المصالح في كل مرحلة من المشروع وأخذ ملاحظاتهم في الاعتبار.