أهداف وظيفة السكرتارية
نظرًا لأن السكرتير يتولى مسؤوليات المكتب بشكل يومي، فإن الأهداف التي يسعى لتحقيقها يوميًا تتنوع وتختلف. ومن أبرز هذه الأهداف:
الاحتفاظ بروتين يومي منظم
يُعتبر الالتزام بروتين محدد أمرًا ضروريًا للسكرتير، فهو الشخص الذي يتعامل مع العملاء منذ دخولهم إلى المكتب. لذا يجب عليه اتباع روتين معين والتمسك به عبر مجموعة من المهارات التالية:
- الرد على المكالمات الهاتفية والتفاعل مع العملاء.
- معالجة البريد الوارد سواء كان إلكترونيًا أو ورقيًا.
- نسخ البيانات وتخزينها أو طباعتها عند الحاجة.
تعزيز استخدام التكنولوجيا
في عصرنا الحالي، أصبح من الضروري تعزيز دور التكنولوجيا من خلال كتابة المراسلات وإدارة البيانات باستخدام التطبيقات والبرامج المتاحة على الإنترنت.
إنجاز المهام المتعددة في وقت واحد
يُعتبر القيام بعدة مهام في آن واحد من الأهداف الحيوية لوظيفة السكرتارية، حيث يُعنى بتنظيم أوقات المدراء وتنفيذ المهام بمهارة عالية مع المحافظة على التركيز الكامل على احتياجات العملاء، وتوفير المعلومات والمستندات المطلوبة، بالإضافة إلى إعداد التقارير والدراسات وتقديم الشكاوى والاقتراحات للإدارة لمراجعتها.
أهمية السكرتارية
تكمن أهمية السكرتارية في النقاط التالية:
- الاحتفاظ بسرية المعلومات الخاصة بالعمل والعاملين، حيث إن السكرتير يمتلك العلم بأهم المهام وأدق التفاصيل.
- متابعة مواضيع الاجتماعات والنقاشات، والاهتمام بمسائل التسويق والتخزين وأي قضايا مالية تخص الشركة.
- الإشراف على الخدمات الإدارية.
- المسؤولية عن إدارة وتنظيم جداول العمل.
- تنسيق العمل بين الأقسام المختلفة داخل الشركة أو المؤسسة.
- حفظ وأرشفة الوثائق والبيانات بطريقة تُسهل عملية الوصول إليها عند الحاجة.
المهارات المطلوبة للسكرتارية
يجب أن يتمتع الأشخاص الذين يشغلون وظائف السكرتارية بعدد من المهارات، منها:
- التنظيم: يجب أن يحمل السكرتير مهارات تنظيمية متقدمة لضمان المحافظة على جميع البيانات والمعلومات بشكل دقيق ومرتب.
- المهارات الشخصية: نظرًا لأن معظم عمل السكرتير ينطوي على التفاعل مع الزبائن والزملاء.
- إمكانية تعدد المهام: يحتاج أحيانًا إلى تنفيذ عدة مهام في الوقت نفسه.
- الدقة والاهتمام بالتفاصيل: خاصة عند التعامل مع تقييم الوثائق والمستندات.
- القدرة على العمل تحت الضغط: نظرًا لأن السكرتير يتعامل بشكل دائم مع الضغوطات، يجب أن يكون لديه القدرة على إنجاز العمل في هذه الظروف.
