كيفية عمل الخريطة التنظيمية بسيطة وهامة لإدارة أي منظومة ناجحة، إذ أن هذه الخرائط عبارة عن مخططات توضح الإدارة في المنظمة والوظائف المتاحة بهذه الإدارات، والمهام الوظيفية لكل إدارة مما يعمل على توزيع الأدوار وربط جميع الأقسام في المنظومة ببعضها، فيتم الاستناد على البيانات بهذه الخريطة عند الحاجة، وهو ما حرص على تقديمُه موقع سوبر بابا.
كيفية عمل الخريطة التنظيمية
إن الإدارة فن له قواعد وأسُس لا بُد من الارتكاز عليها لتتمكن من لعب دور القائد بتميُز والتمكن من السيطرة على المنظومة، التي يتم إدارتها أيًا كان نوعها مدرسة أو مصنع أو حتى أحد الوزارات.
من أهم مهام الإداري الناجح معرفة كيفية عمل الخريطة التنظيمية لأن لها أهمية كبيرة، حيث تعتبر المصدر الرئيسي للمعلومات الخاصة بالمؤسسة ككل، وذلك يتم من خلال اِتباع بضعة خطوات كما يلي:
- يستخدم المسؤول ورقة كبيرة ومُستطيلة.
- ثم يرسم عليها الوظائف المُتاحة في المُنظمة ومن ذلك يتمكن من جمع معلومات عن كافة أعضاء المؤسسة.
- يُستخدم أيضًا قطع ورق على شكل دوائر أو مستطيلات من خلال ترميز كل شكل ليعبر عن أمرٍ ما وظيفة أو مهام يكلف بها أفراد المؤسسة.
- يتم تطبيق هذه الأوراق الصغيرة على الأماكن المُخصصة لها في الخريطة.
- ثم وضع خطوط تصل بين الجهات المسؤولة في المنظمة وبين القطع الصغيرة.
الهدف من جعل الأوراق منفصلة عن الخريطة جزئيًا، هو السماح بوجود مرونة في إعادة ترتيب الوظائف على الخريطة بشكل سهل دون الاضطرار لرسم خريطة جديدة، رغم ذلك فالبعض يُفضل استخدام أساليب الخريطة التقليدية والتي تتم من خلال الخطوات التالية:
- يستخدم مُدير المنظمة ورقة كبيرة ومستطيلة ليرسم تدرج الوظائف في المؤسسة.
- ثم يقوم برسم مُستطيلات أو دوائر رمزًا للوظائف المتاحة في المنظمة.
- بعد ذلك يتم بتوصيل الموظف بالسلطة، ولكِن عندما يرغب في تغيير بعض الأمور، فإنه يمسح ما قد رسمه بالفعل ليضيف التعديلات الجديدة من خلال الرسم مرة أخرى.
عناصر الخريطة التنظيمية
لتكون رؤية واضحة عن كيفية عمل الخريطة التنظيمية لا بُد من معرفة التركيب التي تتكون منها، ومن خلال ذلك يمكن التوصل لدليل تنظيمي شامل يتم الاعتماد عليه بشكل رسمي من أجل الحصول على نظرة دقيقة وفاحصة لجميع أجزاء المؤسسة، وتشتمل الخريطة بشكل أساسي على ما يلي:
- هيكل تنظيم عام للمؤسسة ككل.
- خرائط تنظيمية للأجزاء التي تتكون منها المنظومة بشكل منفصل كلًا على حِدة.
- بيان مُفصل كافة التخصصات والمهام الوظيفية بالشركة والتي تُفوَض على جميع الأفراد بالمؤسسة.
- الوظائف التي لا بُد من وجود مجموعة مؤهلات أو متطلبات فيمن يشغلها.
- سلم المرتبات والدرجات المالية.
- بيان يشمل جميع قواعد ولوائح العمل في المكان.
- بيان بأهداف المنظمة ومنهجيتها في توجه نحو أهدافها.
- بيان السياسات الأساسية للمنظمة.
- معلومات أساسية عن المنظمة.
- دليل وصفي لكل الوظائف مع ذكر مواصفات العاملين بها والتدرج الوظيفي لها.
أنواع الخرائط التنظيمية
قبل البحث عن كيفية عمل الخريطة التنظيمية يقوم المسؤول بتحديد نوع الخريطة التي يحتاجها، إذ أن هناك تنوع في الأنواع بناءً على الغرض.
1- الخريطة الرأسية
تُعد الأشهر والأكثر انتشارًا لأنها تهتم بتسلسل درجات السلم الوظيفي من حيث الأعلى في المناصب للأدنى، ومن خلال هذا يتم تصويرها في شكل هرمي إذ تظهر الوظائف الإدارية الرئيسية في القمة الضيقة وتدرج الوظائف حسب المهام الموكلة والأهمية للأسفل عند قاعدة الهرم، وتوضح حدود السلطة من خلال الخطوط الفاصلة بين الإدارات المختلفة.
2- الخريطة الأفقية
تأخذ الاتجاه من اليمين لليسار حيث تبدأ المناصب الرفيعة من اليمين ثم تقل الدرجة وظيفية كلما اتجهنا لليسار، وهذا الشكل من الخريطة التنظيمية ليس شائعًا لكن به بضعة مُميزات تلقى استحسان الكثيرين، إذ أن حجم الخريطة يكون صغير ويسهل رسمها، كما يمكن فهم المعلومات والبيانات المشروحة بشكل مبسط.
3- خريطة المستديرة
توضح هذه الخريطة سريان السُلطة من الرئيس الإداري من الداخل إلى الخارج، ويظهر كُلما اقتربنا من مركز الدائرة كان المنصب أعلى والمسئولية أكبر والعكس صحيح، وميزة هذا النوع أنها لا تشحن نفوس الأفراد من المستويات الإدارية الأقل، حيث لا يوجد بها الفوقية في النظُم الهرمية فيُمكن الاطلاع على بيانات المستويات المختلفة من نفس الزاوية.
4- خريطة التقسيمية
تقوم هذه الخريطة بإظهار طول خط الإنتاج أو موقع جُغرافي محدد، وتتيح هذه الخريطة فرص إضافة قدر من النفقات المحاسبية وغيرها من النفقات العامة، ويوجد مثال يوضحها بدقة في شركة السيارات لعرض الأقسام من سيارات دفع رباعي أو سيارات كهربائية، ولكل قسم كيان وظيفي يخصه مثل تكنولوجيا المعلومات والتسويق.
5- خريطة المسطحة
بمجرد رؤية نموذج للخريطة المُسطحة يُمكن محاكاتُه بسهولة، فإن هذه الخريطة تبين المستويات المحدودة بين إدارة المديرين التنفيذيين وبين جميع الموظفين الآخرين، وذلك بهدف توضيح قدرات الإدارة الذاتية لكل موظف ومدى استطاعتهِ في اتخاذ القرارات حكيمة، وتستخدم في المُنظمات الصغيرة والشركات الناشئة.
6- خريطة المصفوفة
يتم في هذا النوع تقسيم الموظفين إلى فرق حسب المشاريع أو المنتجات التي يحددها المدير، ولكن يتم إمدادُه بالتقارير وتُستخدم هذه الخريطة في الجهات التي تعمل بمنهج المجموعات متعددة الوظائف عوضًا عن المهام المحددة الفردية.
من أهم مُميزاتها أنها تسهل الاتصال والاندماج بين العاملين، كما تُساهم في إنشاء بيئة عمل مرنة ومتعاونة، حيث يتم نقل الموارد البشرية في المكان الذي يحتاجها.
أهمية الخريطة التنظيمية
معرفة كيفية عمل الخريطة التنظيمية لن تمُدنا بالفائدة المرجوة إلا بعد أن نكون على دراية تامة بأهميتها، وتكمُن هذه الأهمية في عدة نقاط.
- تسمح بعرض مهام ومتطلبات العمل وتربط بين التقارير لتظهر الصورة كاملة.
- تتيح إمكانية التطور والتغيير في الشركات بشكل أكثر فاعلية.
- تمنح العاملين فرص لمعرفة قيمتهم في تدوير عجلة الإنتاج بالمنظمة.
- توفر إمكانيات لتطوير وتحسين العلاقات بين الموظف والمدير.
- تعطي صورة عامة من خلال المخططات المرئية للعاملين بالمؤسسة.
- توفر أنواع مختلفة من طرق عرض المعلومات مثل مُخططات الكيانات التجارية وتسلسُل المعلومات الهرمية.
- تمكن هذه الخرائط المدربين من القيام بالمهام الموكلة لهم وتساعدهم على إدراك الاحتياجات من خلال النظر لها.
- تسرع ومن وقت تنفيذ عِدة مهام تحتاج تنسيق وتواصل لفترات طويلة.
مزايا الخرائط التنظيمية
يرغب العديد من المسؤولين عن الإدارة في القطاعات المختلفة العلم بكيفية عمل الخريطة التنظيمية، وذلك لِما يحيطها من مميزات والتي تتمثل فيما يلي:
- توفر المعلومات لكافة الموظفين من أعلى مناصب للأدنى بخصوص كافة الشؤون في كُل قسم من الأقسام بالمؤسسة.
- يُسهل مراجعة وتحليل البيانات عندما يظهر في شكل بياني.
- يتم تحديد علاقات الإدارة بشكل مرئي كما توضح مجالات السلطة والمسؤوليات.
- يتضح من خلالها حدود سيطرة كل مدير أو مشرف.
- تظهر نقاط الخلل والضعف في المنظمة بسهولة.
الخرائط التنظيمية لها عدة فوائد، ويعتبر التمكن من إعدادها والاستفادة منها مهارة يحتاجها كل إداري، كي يتمكن من قيادة مؤسسته بنجاح.
