مجالات وأنشطة إدارة المشتريات

فهم إدارة المشتريات

تعتبر إدارة المشتريات عملية حيوية تستهدف شراء المواد من مورديين خارجيين. وفي إطار هذه العملية، يتم تقديم الطلبات واستلام المواد والمراجعة والموافقة على الشحنات المرسلة من قبل الموردين.

لضمان تقديم خدمة عالية الجودة، من الضروري إدارة العلاقات مع الموردين بأسلوب محترم ولائق. وتعتبر المراقبة والتقييم جزءاً أساسياً من عملية الشراء، حيث ينبغي ضمان وصول المواد في المواعيد المحددة، بالإضافة إلى فحص الجودة والكمية. كما تشمل هذه العملية كيفية إدارة المخزون والحسابات المتعلقة بمشتريات المنظمة.

أقسام إدارة المشتريات

تنقسم إدارة المشتريات إلى عدة أقسام رئيسية، من بينها:

قسم عمليات المشتريات

يتخصص هذا القسم في شراء السلع والخدمات من خلال المناقصات والتفاوض مع الموردين. ومن مسؤولياته أيضاً إجراء دراسة جدوى لتحديد احتياجات المنظمة في عمليات الشراء، بالإضافة إلى دراسة السوق بدقة وتوقع وضع المنظمة مقارنة بالمنافسين.

يعمل القسم على تحديد السعر المناسب للمواد التي يمكن أن تتحملها المنظمة، مع التأكيد على أن العائد المتوقع من الشراء يفوق التكلفة، بما يتناسب مع طبيعة العمل والسياسات المعمول بها في المنظمة.

قسم العقود

يعني هذا القسم بإبرام العقود بين المنظمة والأطراف المشاركة في عمليات الشراء. كما يتأكد من شمولية العقود لكافة العناصر الضرورية، ويدير جميع أشكال التعاون مع الجهات ذات العلاقة لضمان الوفاء بمطالب المنظمة ضمن الفترات الزمنية المتفق عليها.

قسم إدارة علاقات المزودين

يتولى هذا القسم تنظيم وإدارة العلاقات مع المزودين والبائعين، ويقوم بتنسيق تسليم السلع والخدمات الأساسية وأتمتة جميع العمليات المرتبطة بالشراء. وينفذ القسم أيضاً عمليات المقارنة بين الموردين ليتواصل باختيار الأفضل.

يساهم هذا العمل في ضمان توفر أكثر من خيار لتفادي تأخير الإنتاج، مع النظر إلى السعر والوقت والكفاءة. وتهدف الجهات المسؤولة إلى تعزيز الثقة بين المنظمة والموردين لبناء علاقات متينة تساهم في تحسين الخدمات المطلوبة وضمان توفير الموارد الأساسية للمنظمة.

قسم ضبط الجودة

يدير هذا القسم تطبيق أنظمة الجودة الملائمة لطبيعة العمل، ويحدد الأسس والشروط الصحية اللازمة لضمان استمرارية العمليات وتحقيق الأهداف التنظيمية.

يشمل عمل القسم تنظيم عمليات فحص المواد والأدوات المشتراة لضمان توافقها مع المواصفات والمعايير العالمية. كما يعمل على إعداد وتطوير برامج تدريبية فعالة لتحسين كفاءة الموظفين وزيادة الإنتاجية، مع تقليل التكاليف وتعزيز الانتماء بين العاملين.